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労務管理の重要性~問題社員への対応~2

1 前回の振り返り(労務管理の重要性~問題社員への対応~1をご参照ください)

前回、問題社員が1人でもいると、組織が不活性になるので、なるべく早く対策をとる必要があるが、簡単に解雇はできない、不完全履行の労務を完全に履行して貰うよう催告(指導)を繰り返し、証拠化することが必要ということをお話ししました。

2 解雇は最後の手段 教育指導が大事

問題社員を指導教育して、企業において有機的な活動が行えるようにすることが一番です。社員を1人採用するにあたりかかったコストや時間、一人前の社員にするために費やした時間と給料を考えると、社員の首をきることはマイナスであるし、家族や自分の生計を労働によってのみ賄っている社員の立場からすると解雇は死活問題になります。

どんなにその社員が問題であっても、教育や指導を工夫して尽くせば、基本的には、企業のためにその能力を能動的に活かしてもらうことができるはずです。そのための具体方策は、先達の経営者の講演や本、経営学などに譲りますが、2点だけ、当職から提案させて下さい。

(1)1点目 仕事の位置付け

仕事は、全体の流れをまず覚えさせ、全体の流れの中でこの仕事はどこに位置するのか、理解をさせることが大切です。そして、この仕事の後には、誰が待っているのか具体的に教え、ここで躓くと流れがストップすることやお客様を待たせることになることを理解してもらうことにつなげます。

当たり前のことを言っていて恥ずかしいのですが、案外、問題社員は、自分の仕事の位置づけを理解していない人が多く、仕事は、指示待ちで自分からは動かないし、指示されてもやっつけ仕事と心得ており、全体の流れとか代金を支払ってくれるお客様へのサービスの一部を担っているという自覚が欠けている場合が多いと感じています。だから、全体の流れの中で、今行っている作業は、どういう位置づけか、またこれを行うと顧客満足度が上がり、お客様が気持ちよく代金を支払ってくれて、会社の業績があがり、給料やボーナスの源泉になることを具体的に理解させる必要があります。

また、まだ仕事をきちんと覚えていない人に対しては、全体の仕事の流れを教えた後、個別の指示を与えるときに、次に何をするのかを教えることです。「これを行った後こういう作業があります」と一言添えて指示し、終了したら終了報告の際に次の仕事を確認させることを励行させてください。これを繰り返していくと指示待ち人間になっている人が自分から次は●●ですねと確認するようになっていきます。

(2)2点目 叱り方

少子化でかつゆとり教育を受けて育っている30歳以下の若手社員に対し、昭和時代のような頑固な職人のようにほとんど教えず背中を見せて、技術は盗むものと決めつけ、失敗したら怒鳴りつけ、人格を否定するような言葉を使ったら、現在はパワハラで訴えられます。少子化で大切に育てられ厳しく叱られたことがないし、免疫がありません。皆の面前で厳しく叱るのは避け、周りに人がいない場所でかつセクハラパワハラと言われないように、客観的に中立な立会人がいればベストですが、なるべく、誰もいないところで、穏やかに叱るのが良い結果を生みます。

穏やかに叱るのは難しいので、事前に社内メールで直接個別に問題点をきちんと客観的に厳しく指摘し、そのうえで、個別面談したいと申し入れ、穏やかに叱るのがよいと思います。

事前の個別の社内メールは厳しく指摘し、面談時はなるべく優しく冷静に、なぜ叱責をしたか、ミスをした原因はどこにあったのか、今後ミスを無くすためにはどうしたらいいかということを本人に考えてもらうという姿勢で面談に臨んで頂くのがよいと思います。

そして、穏やかに叱って、自分の行為のどこが悪かったか、反省文を書かせることが重要です。その際、1.叱責を受けた事情、2.その原因、3.今後の対策・反省、に分けて書かせるとよいでしょう。

反省文は、社内メールでも構いません。要は、記録に残すことが重要です。

叱る場合の社内メールは、注意や厳重注意や戒告やけん責などタイトルをそのミスの内容や繰り返しの程度に応じて使い分けをしてください。戒告とけん責は一般に懲戒処分の一つですが、法律上の概念ではなく区別は曖昧ですので、適宜使い分けをしてください。注意、厳重注意、指導などは、懲戒処分のではなく指導の一貫と考えられております。

(3)当事務所では

1「自主的ヒヤリハット」と 2「所長から指摘されたヒヤリハット」の2種のカテゴリーに分け、自分でミスに気づいたら「自主的ヒヤリハット」に、1.ミスの中身 2.その原因 3.今後の対策・反省に分けて書いてもらい、これは、人事評価にむしろ高評価にしてボーナスや昇給昇進の資料にすることを公表し、多方「所長から指摘されたヒヤリハット」には、軽いものから程度の重いものまで、さまざまなものを書いてもらっています。中には懲戒処分の戒告やけん責にあたるものも含まれます。

これらを、当事務所では「Evernote」というアプリを使って、社内掲示板のように書き込めるような体制を作っています。社内掲示板のような仕組みは、いろんなアプリでできるので、社内で構築するのがよいと思います。

ミスを共有して対策を立てていくという積み重ねをすることで、問題社員が少しずつでもよくなっていくのが一番です。

3 最後の手段としての解雇

とはいっても、問題社員に対して、心を砕いて教育・指導しても、反発して言うことを全く聞かなくなるということはあり得ます。もちろん、上司の指導や指示が不合理であったりする場合は、その指示はパワハラであり、社員の反発に正当な理由があり得ますが、合理的な指導や指示であれば、それに対する反発は業務命令違反となり、解雇権濫用の法理にしたがっても解雇は有効になりますので、最後の手段として問題社員を解雇して、その問題社員を組織から排除して組織の活性化を図ることが肝要です。

4 普通解雇と懲戒解雇

皆様の会社には、たいてい就業規則が制定されていると思います(常時10人以上の「労働者」を使用しているところは義務)。そこには、普通解雇事由と懲戒解雇事由がたいてい明記されていると思われます。普通解雇と懲戒解雇の区別を正確に出来る人はあまりいませんので、ここで解説させて頂きます。また、他にも諭旨解雇(ゆしかいこ)とか合意解約(解雇)などもありますので、それも合わせて解説させて頂きます。

解雇とは、会社側が一方的に労働契約を解約することで、俗に社員の首を切ることですが、懲戒解雇に当たらないものは全て普通解雇だと思ってください。懲戒解雇とは、企業秩序違反や非違行為を行った社員に対して行う懲戒権の行使の中で、もっとも重い罰です。すなわち、会社は企業秩序を乱した者や非違行為を行った者に対し、就業規則や懲戒事由を明確にした同意書に署名して貰うことにより、懲戒(戒告 けん責 減給 出席停止 降格 諭旨解雇 懲戒解雇が一般で、この順序で重い処分です)することができますが、その中で最も重い処分が懲戒解雇です。

かかる懲戒処分の種別は労働法上に規定がありません。その根拠は就業規則や同意書によります。ちなみに国家公務員については、国家公務員法82条によって免職、停職、減給、戒告の4種が明確に規定してあり、この他に懲戒処分ではない訓告と厳重注意があります。

懲戒解雇の効果は、1.即時に解雇の効果が発生すること(予告や予告手当は要らない)、2.退職金など不支給にできる、3.離職票に懲戒解雇と記載することができる、4.労働者は履歴書の賞罰欄に懲戒解雇を受けたことを記載しなければならない義務を負う、など、懲戒権の中で最も重いものです。社員に対して一方的に解雇してその地位を剥奪するもので、再就職する際にとても影響が大きいので、懲戒解雇とするにはその要件や手続が極めて厳格に要求されます。

(1)懲戒解雇が有効となる要件

懲戒解雇が有効となる要件は、次の全てが揃うことです。

ア 就業規則に懲戒処分となる行為を明示してあるか

→何が懲戒の対象となるかを、予め就業規則で定めておく必要があります。就業規則に定めがないと懲戒解雇は無効になります。就業規則の作成義務のない労働者が常時10人以下の事業所においては、懲戒解雇の同意書を交わしておかなければ、懲戒解雇はできないことになります。ワンマンの社長が、お前は首だ、懲戒解雇だと言ったとしても、就業規則を制定していなければ、懲戒解雇はできないことをよく憶えておいて下さい。

例えば規定には

  •  重大な経歴の詐称
  •  長期の無断欠勤
  •  就業についての上司の指示・命令の違反、業務妨害、職務規律違反
  •  私生活上の非行

 等がよくあげられます。

 これらも、形式的に違反しているだけではダメで、実質的に相当重い場合に限られます。

イ 懲戒処分に当たる行為を本当に行なったのか

 その社員が間違いなく懲戒処分に当たる行為をしたと認定できなければいけません。

ウ 社員がやったことと懲戒との均衡が取れているか

 非違行為と懲戒解雇のバランスがとれている必要があります。

エ 手続保障

 懲戒理由をきちんと書面にして交付し、本人の言い分や反論を公平に聞き取る機会を設ける必要があり、一方的に懲戒解雇とするのは、それだけで無効となる可能性が高いです。 

(2)懲戒解雇のリスク

懲戒解雇は、以上のように非常に厳格に判断されるので、横領や窃盗、傷害事件など、刑事処分を受けて有罪になるなどはっきりした場合以外で安易に懲戒解雇をすると、問題社員から裁判で争われることになりかねません。

そして、もし万が一敗訴すると、解雇が無効になり、争っていた期間は、働いていないのに働いたことになり、その間の賃金を払わなければならない羽目になります。たいてい1年から2年かかるので裁判費用も多額となる上、この賃金(バックペイと言います)支払の負担が大きいので、リスクを考えると就業についての上司の指示違反や命令違反、などは、懲戒解雇として処理することはお勧めしません。

横領や暴力行為など、刑法上の犯罪になる場合に懲戒解雇をするのが適当です。

5 普通解雇

(1)普通解雇とは

これに対して、普通解雇とはやむを得ない事由があるときに使用者が一方的に労働契約を解約することをいいます。

解雇の事由は、就業規則に記載してあるのが通常です。就業規則に解雇事由の記載がなければ、解雇できないかというと、そうではありません。労働者の責めに帰すべき事由により本旨にしたがった労働の提供がない場合は、不完全履行として債務不履行ですので、債務不履行解除として解雇ができると考えられています。ここが懲戒解雇と違うところです。ただ、前回ご説明したとおり、解雇権濫用の法理が適用になりますので、1.客観的に合理的な理由、2.相当性、の二つの要件を満たしていないといけません。

(2)客観的に合理的な理由

前回説明したとおり、労働者の非違行為について、それがある度に証拠が残る形で指導、注意、警告、戒告 けん責などその違反行為の回数や悪質さなどに応じて、文書やメールで指摘することが必要です。

証拠として残す工夫としては、社内メールシステムを利用して、指導、注意、厳重注意、警告、戒告 けん責など程度に応じて、タイトルをつけて、ミスや非違行為を指摘することもよいでしょう。

社内メールを利用すれば、気軽に指摘することができます。指導や注意が何回か続けば厳重注意や警告や戒告、けん責に上げていくことで、社員に自分がペナルティーを受けていることがわかります。

また、上述のように社内の電子システムに掲示板があれば、そこに自分でどういう点の注意を受けたか書いてもらうことで、反省を促すことができ、それを拒絶した場合は、さらに業務命令違反として注意や警告をだすことができます。その結果合理性の根拠のある業務命令違反が積み重ねることができるので、最終的には解雇もしく合意解約することができます。

(3)解雇手続きについて

また、普通解雇の手続として、法律や就業規則に規定された手続を踏む必要があります。

具体的には、普通解雇を行う場合には30日前までに解雇予告をすること(即日解雇の場合には30日相当分の解雇予告手当を支払うこと)、解雇理由を具体的に記載して交付すること等が必要です。

また、これ以外にも就業規則の規定に従い必要な手続を行い、退職金の支給についても検討する必要があります。

 

6 諭旨解雇

諭旨解雇(ゆしかいこ)とは、本来懲戒解雇に匹敵するものであるが、温情から普通解雇の処分にするというもので労働法上に規定はありません。だから、退職金などは支給する場合が多いです。懲戒解雇の厳しい対外的効果はないが、普通解雇扱いをするというやり方で、社内的には懲戒権を行使したことを明らかにして、企業秩序を保とうとするアイデアです。

7 合意解約(解雇)

合意解約とは、解雇が会社から一方的に労働契約を解除するのに対して、会社と労働者との間で合意によって労働契約を解除することです。

問題社員を解雇する場合は、私はこの方法と退職届に別紙反省文を添付する方法をお勧めします。すなわち、問題社員を説得して、労働契約を解除する書面にお互いに署名し、対等な立場で労働契約を解消したという形式を採ることをお勧めしています。

それは、ひとつは、合意解約書にどういう理由で解約に至ったかという記載を予め書いておいて、本人もその理由を納得した上で合意により解除したという形をとることで、後から、一方的に解雇されたという主張を封じることができると共に、解雇されるに至る問題行動を自覚して署名したことが明らかになるので、後の紛争を避けることができるからです。

8 退職届の受理

退職届は、社員の方からの労働契約の一方的解除方法です。民法の規定によって、退職届は、退職の予告期間であり2週間を経過すると退職の効果が発生します。よく、就業規則で退職届は1ヶ月以上前に出し、受理されることを要件に掲げているところをよく見ます。しかしながら、2週間以上の期間を空けないと退職ができないと規定することや「受理」されないと退職予告の始期が始まらないと規定があったとしても、法律的には無効です。

たまに、退職届を受理せずに「預かる」と言ったまま、退職させないという扱いをして問題になるブラック企業があります。しかし「受理」には法律的な意味はなく、届出後2週間経過によって、退職の効果が出ますので、「受理」には法律上の効果はありません。会社は退職手続(離職票の発行や健康保険証の切り替えなどの手続)をしないと、退職した社員に損害賠償責任を負うことになります。

しかし、2週間では引き継ぎができない場合は、本人との話合いで退職する日を2週間以上に延ばすことは可能です。拒否されたら2週間で退職の効果が発生します。

この2週間で有給休暇の消化をするので、一切出勤せず引き継ぎ行為をしないで辞める人がいます。この問題は、後に有給休暇の消化の問題をお話するときに詳しくお話しますが、基本的には、有給休暇を買い上げることを提案し、引き継ぎ作業を行って貰うように要請することが肝要です。

(2) 退職届には、通常一身上の都合によりとしか書かれない場合は多いので、問題があった場合には、後日、その問題点を本人が自覚して辞めたということの立証に困る場合があります。

そこで、退職届に別紙のとおりの理由で退職するということを書いてもらうことでトラブルを避けることができます。別紙は、会社側で用意しても大丈夫です。別紙と退職届をホチキスで止めて、割り印を押してもらえば、あとからそれは違うものを付けたなどと言われないで済みます。

退職社員に対する嫌がらせで、離職票の発行をしなかったり、健康保険証の切り替え手続をしなかったりする企業が稀にありますが、法律的に問題ですのでやめた方がいいです。「去る者は追わず」です。

 

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